TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PROXIMITY COLOMBIA S.A.

PROXIMITY COLOMBIA S.A., sociedad comercial, identificada con número de identificación tributaria No.
830,141,093-0 (en adelante la “Agencia”) es respetuosa de los datos personales e información que le suministran
las diferentes personas. En la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos
establecidos para el uso de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que las personas
cuyos datos estén en nuestra base de datos cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general
hacer valer sus derechos. La aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación
de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a
las leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos
personales y otra información de los miembros de la Agencia será el encargado del área destinada a recolectar
la información quien es Dirección Financiera y Administrativa. Los siguientes son los datos de contacto:
a) Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
b) Dirección: Calle 97ª # 9 - 45
c) Correo electrónico: politicaprivacidad@proximity.com.co
d) Número de teléfono: +571 601 28 60
Los temas referidos al mismo serán tratados por el personal designado del área encargada de recolectar la información.
Cualquier inquietud o comentario sobre el tratamiento de datos que prestará la Agencia podrá comunicarse
a la dirección de correo: politicaprivacidad@proximity.com.co
2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. (i) mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación
eficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia, sus clientes
y/o terceros contratados por la Agencia; (ii) realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones de
marca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la Agencia y/o sus
clientes; (iii) contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones y
contenidos de la Agencia; (v) la transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con
este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos; (vi) cumplir los contratos de
servicios celebrados con los clientes de la Agencia; (vii) mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada
con el negocio de los clientes actuales y futuros de la Agencia con el fin de prestar servicios de comunicaciones
estratégicas, publicidad y mercadeo; (vii) las demás finalidades que determinen los responsables en
procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a usted en el momento
de la recolección de los datos personales.
3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. La Agencia podrá pedir expresamente los datos que
sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos,
número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico,
experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, compras realizadas,
gustos. Los datos podrán ser suministrados a la Agencia, recolectados personalmente, obtenidos mediante consulta
a terceros que administren bases de datos, o recolectados en eventos, reclamaciones, solicitudes, encuestas,
propuestas, o solicitudes de participación en proyectos, programas, eventos, a través de la página web, etc.
La Agencia no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012,
como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o
datos biométricos.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante
el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización
expresa verbal o por escrito, el titular autoriza expresa o inequívocamente a la Agencia para recolectar datos personales y
cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad
con esta Política de Privacidad y la Ley.
5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE LA AGENCIA. La
Agencia solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades
descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. La Agencia cumplirá con
el Registro Nacional de Bases de Datos de acuerdo con lo establecido por el Decreto 886 de 2014. En adición a lo mencionado
en otras cláusulas, usted expresamente autoriza a la Agencia para la recolección, uso y circulación de sus datos personales
y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (i) establecer comunicación entre la
Agencia y usted para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política de privacidad
de la Agencia, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (ii) auditar, estudiar, analizar
y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos; (iii)
auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas,
resultados y cambios organizacionales; (iv) cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento
de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de la Agencia o de otros,
prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley; (v) los
demás establecidos en la Ley.
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. La Agencia podrá solicitar autorización para el uso o circulación
de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cual
publicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web www.proximity.com.co , o en cualquier medio
público que estime conveniente según el caso.
7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, la Agencia declara que la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales
de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, por lo tanto cuando la Agencia deba recolectar
datos personales de menores deberá contar con la autorización previa, expresa e informada de los padres o del representante
legal del niño, niña o adolecente. . La Agencia nunca recolectará datos sensibles de menores, ni almacena, o realiza
tratamiento alguno sobre datos sensibles de menores de edad. Si, por la actividad a realizarse, se llega a recolectar datos
personales de menores, se contará con la autorización previa de sus padres y/o representantes, especificando la finalidad
de la información recolectada por la Agencia. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un
menor de edad sin autorización o información sensible, ésta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata,
una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular autoriza expresamente a la Agencia para que éste almacene
sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de
acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a empresas como la Agencia.
Las bases de datos que tenga la Agencia cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos en las condiciones establecidas
por el Decreto 886 de 2014.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las
medidas de seguridad con las que cuenta la Agencia buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras
de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, la Agencia, de forma diligente implementa
medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente
esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
De igual forma, los terceros contratados por la Agencia, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las
políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros
procesos.
Todo contrato de la Agencia con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre
el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para
la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES. La Agencia informa que conforme a la legislación vigente, las personas tienen entre
otros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular,
son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada,
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales,
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley,
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato,
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. CONTACTOS
(i) Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La Agencia tendrá a disposición de los titulares una persona del
área encargada para atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización. Para lo anterior, el titular deberá comunicarse al correo electrónico:
politicaprivacidad@proximity.com.co y/o a la línea telefónica: +571 601 28 60
(ii) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico
o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
(iii) Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la
información que reposa en la base de datos, la Agencia responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días o en el
plazo máximo establecido por Ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender
la consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo
máximo establecido por Ley.
(iv) Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular
de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Agencia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en
ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Agencia con la identificación de los Titulares, la descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta
incompleto, la Agencia podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Agencia no sea competente para resolver
el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los
datos.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el
motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo
sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
12. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las dirección o correo
electrónico de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
13. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la base de datos estarán
vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 80 años.
Los datos personales incorporados en la base de datos cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos creado por
la Ley 1581 de 2012 y reglamentado por el Decreto 886 de 2014.
14. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado
oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web www.proximity.com.co.
15. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida
en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013,la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 886 de 2014 las normas que lo modifiquen
o complementen.
La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día 18 de Agosto del año 2016.